Musterprojekt: Wie Sie internationale Projekt...
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Musterprojekt: Wie Sie internationale Projekte mit strikter Planung sicher zum Erfolg führen

globalisierung.jpg Es gibt viele gute Gründe für Sie, Projekte im Aus- land abzuwickeln. Durch die Globalisierung, das wachsende Engagement deutscher Unternehmen im Ausland und den Trend zu grenzüberschreitender Zusammenarbeit steigt die Zahl internationaler Projekte. Dabei ist die Projektarbeit geprägt von multinationalen Teams, die mittels moderner Informations- und Kommu- nikationstechnologie an räumlich verteilten Orten zusammenarbeiten. Dieser Beitrag stellt die besonderen Rahmenbedingungen internationaler Projekte dar und gibt Ihnen praktische Hinweise für die Aufgabengebiete, die für Sie als Projektleiter besonders relevant sind.

Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor:

Ein weltweit arbeitendes Unternehmen führt ein IT-Projekt durch. Ziel ist, alle konzerninternen Verrechnungen online abzuwickeln. Dadurch sollen Bearbeitungszeiten verkürzt, Kosten erspart, Umweltbelastungen redu- ziert und die Transparenz verbessert werden. So ergeben sich große technische Herausforderungen. Das neue System von Hard- und Software muss in den Partnerländern nahtlos mit bestehenden Systemen kooperieren.

Hinzu kommen Fragen von Schutz und Sicherheit vor Einflüssen der Umwelt und vor kriminellen Zugriffen oder Manipulationen. Dieses Projekt muss neben dem Tagesgeschäft, zentral von Deutschland aus gesteuert, laufen. Das bedeutet einen hohen Managementaufwand und perfekte Abstimmungen – und das über mehrere Zeitzonen hinweg.

Sie und Ihr Team kommunizieren mit Menschen verschiedener Kulturräume und Mentalitäten, verschiedener technischer Vorkenntnisse und teilweise sehr unterschiedlicher Einstellungen zum Projekt. Manche der Partner freuen sich fast euphorisch, endlich das neue System zu bekommen.
An anderen Orten formiert sich vehementer Widerstand gegen den „Job-Killer“.

Sie halten alle Fäden in der Hand

Bereits an diesem kurzen Abriss sehen Sie: Als Leiter von internationalen Projekten kommen besondere Aufgaben in der Mitarbeiterführung auf Sie zu. Sie unterstützen Ihre unterschiedlichen Projektmitarbeiter nicht nur als Fachspezialist, sondern auch als Begleiter und Pionier im veränderten Kontext.

Neben der inhaltlichen Koordination stellen Sie internationale Teams zusammen, moderieren Konflikte zwischen verschiedenen Parteien und coachen unsichere Mitarbeiter.

Die Konfliktherde in internationalen Teams

Im internationalen Umfeld verstärken sich soziale und fachliche Probleme. Typische Missverständnisse entstehen durch

  • unterschiedliche Vorkenntnisse der Beteiligten,
  • andere Normen und Regelwerke,
  • verschiedene Rechtssysteme,
  • neue Umgangs- und Kommunikationsformen,
  • Sprachbarrieren sowie
  • geografische Entfernungen und Zeitverschiebungen.

Stärken Sie Ihre persönlichen internationalen Kompetenzen

Sie werden daher mit erhöhten Projektrisiken, verstärkter Reisetätigkeit und unvorhergesehenen Problemen konfrontiert. Doch gleichzeitig bietet sich Ihnen die einmalige Gelegenheit, Ihre fachliche Qualifikation zu verbessern und wertvolle interkulturelle Erfahrungen zu sammeln. Um Sicherheit, Sensibilität und Offenheit schon vor Projektbeginn zu stärken, bauen Sie auf Ihre Kompetenzen auf.

Internationale Projekte stellen aber auch erhöhte Anforderungen an das Projektpersonal. Überprüfen Sie mit dem Selbst-Test, ob Ihr Team dafür gerüstet ist.

Vor dem Projektstart: Legen Sie ein einheitliches Konzept fest

Leider sind die verwendeten Methoden und Vorgehensweisen des Pro- jektmanagements in den verschiedenen Ländern nicht immer identisch. Oftmals werden Sie auch die Erfahrung machen, dass Sie mit Partnern zusammenarbeiten, denen das Instrumentarium des Projektmanage- ments nicht vertraut ist.

Es lohnt sich daher, sich zu Projektbeginn auf eine einheitliche Verfah- rensweise und Terminologie für die Planung und Durchführung festzu- legen. Als Grundlage für einen gemeinsamen Standard eignet sich beispielsweise der „Guide to the Project Management Body of Knowledge“, kurz PMBOK® Guide, des Project Management Institute.

Wenn Sie den Eindruck haben, dass sich die Kenntnisse über Projekt- management zwischen den Mitarbeitern und beteiligten Partnern stark unterscheiden, schalten Sie einige Tage Training vor, eventuell in einem auf mehrere Tage erweiterten Kick-off-Meeting.

Wichtig ist die Verwendung einer einheitlichen Terminologie und Sprache im Projektmanagement. Im internationalen Bereich wird diese meist Englisch sein. Viele englischsprachige Begriffe sind inzwischen Bestandteil des deutschen Vokabulars, wie „project phase“, „monitoring“ oder „mile – stone“. Andere sind weniger gängig. Nachfolgend eine Liste der wichtigsten Begriffe:

DeutschEnglisch

Arbeitspaket

Balkendiagramm

Berichtswesen

Einsatzmittelplanung

Kostenplanung und -steuerung

Machbarkeitsanalyse

Netzplantechnik

Projektergebnisse

Projektlebenszyklus

Projektmerkmal

Projektstrukturplan

Projektumfeld

Projektziele

Projektbewertung

Projektfortschritt

Terminplan

Umweltverträglichkeitsanalyse

Zielgrößen

 work package
 bar chart oder gantt chart
 reporting
 resource planning
 cost planning and cost control
 feasibility study
 critical path method
 project results, deliverables
 project life cycle
 project attribute
 work breakdown structure
 project context
 project objectives
 project appraisal
 project progress
 time schedule
 environmental impact analysis
 target figures

Was Sie in den einzelnen Projektphasen beachten müssen

Internationale Projekte strukturieren Sie wie gewohnt nach einem Pha- senschema. Aber gerade bei internationalen Projekten ist die Planung von entscheidender Bedeutung. Daher stelle ich Ihnen hier vor allem diese Phase ausführlich vor.

Die Projektinitialisierung ist das A und O

Da bei internationalen Projekten die Risiken meist größer sind als bei nationalen, empfiehlt sich auf jeden Fall die Durchführung einer Risiko- analyse. Analysieren Sie, welche Risiken mit welcher Wahrscheinlichkeit auftreten könnten und welche nachteiligen Auswirkungen diese jeweils auf den Projekterfolg hätten. Planen Sie, wie Sie die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts minimieren und welche Maßnahmen Sie im Fall ihres Auftretens treffen können.

Klare Verträge für einen klaren Projekterfolg

In internationalen Projekten sind Verträge häufig die einzige verlässliche Arbeitsgrundlage, um interkulturelle Unterschiede und Missverständnisse zu regeln. Sie reduzieren Ihr Risiko und schützen Sie vor unliebsamen Überraschungen hinsichtlich finanzieller Rahmenbedingungen. Falls Sie mit den Vertragsverhandlungen und der Vertragsausarbeitung betraut werden, erledigen Sie dies besonders sorgfältig. Wenden Sie mehr Zeit dafür auf, als Sie das bei anderen Projekten gewohnt sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle wichtigen Vertragsbestimmungen kennen, und analysieren Sie die Vertragsbedingungen, um evtl. Implikationen zu erkennen.

Informieren Sie sich rechtzeitig, ob Ihr Projekt Anspruch auf öffent- liche Fördermittel (Bund, Land, EU) hat. Wenn das der Fall ist, ist es wichtig, dass Sie den Antrag termingerecht einreichen.

Finden Sie das richtige Maß an Detaillierung

Oft lohnt sich zu Beginn noch keine Feinplanung. Fixieren Sie jedoch die Teilziele des Projekts, machen Sie eine robuste Terminplanung und defi- nieren Sie Meilensteine. Beziehen Sie die Beteiligten, so weit es geht, in die Planung mit ein. Dies macht sich durch eine reibungslosere Projekt- durchführung bezahlt. Gerade bei internationalen Projekten ist es wichtig, dass alle Beteiligten die Kernelemente des Projekts einheitlich verstehen.

Wählen Sie engagierte und kompetente Mitarbeiter aus

Technik und Methoden allein reichen nicht aus. Ihre Mitarbeiter machen den Erfolg. Allerdings stehen Sie und Ihre Mitarbeiter gerade durch die Zusammenarbeit mit den ausländischen Kollegen unter besonderem Druck. Sie benötigen daher einerseits eine spezielle Ausbildung für die neue Situation und außerdem besondere Unterstützung vor Ort.
3 Dinge kennzeichnen einen engagierten und kompetenten Projekt- mitarbeiter:

  • eine positive persönliche Einstellung
  • eine intensive Vorbereitung
  • die Teilnahme an einem begleitenden Coaching
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