Stellen Sie Ihre Prozesse mit der Wertstroman...
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Stellen Sie Ihre Prozesse mit der Wertstromanalyse dar

31689055-Geschaeftsfrau-haelt-Praesentation.jpgDie Wertstromanalyse (WSA) ist eine Kernmethode von Lean Administration. Sie hilft Ihnen, die Prozesse visuell darzustellen. Mit Hilfe der „Schwimmbahnendarstellung” und festgelegten Symbolen können Sie Geschäftsprozesse übersichtlich abbilden und nachvollziehen: Welche Abteilungen sind eingebunden? Wer macht was? Wo treten Rückfragen oder Nacharbeitsschleifen auf? Wie lang ist die Durchlaufzeit?

Für die Wertstromanalyse werden Formulare mit der sogenannten Schwimmbahneinteilung benutzt. Das folgende Schaubild stellt ein Beispiel einer Wertstromanalyse für Geschäftsprozesse dar. Das Symbol für den Kunden ist links oben eingezeichnet. Nacheinander können Sie den ausgewählten Prozess mit allen dazugehörigen Details aufnehmen und dokumentieren.

Wertstromanalyse.jpg

Gehen Sie dabei in folgenden Schritten vor:

  • Kundendaten festlegen: Tragen Sie alle spezifischen Daten zu dem Produkt sowie die Kundenanforderungen in den Datenkasten für den Kunden ein: Zahl der Aufträge, Vorhersagewahrscheinlichkeit und Schwankungen der Aufträge, Verfügbarkeit des Produkts.
  • Beteiligte Funktionen /Stellen eintragen: Tragen Sie alle Funktionen, die an dem Prozess beteiligt sind, links in die seitlichen Titelkästen der einzelnen Bahnen des Formulars ein, zum Beispiel Auftragsmanager, Disposition, Vertrieb, Controlling.
  • Grundlegende Prozessschritte aufnehmen: Verfolgen Sie ausgehend vom Prozessauslöser den Prozess genau und tragen Sie die einzelnen Prozessschritte als Prozesskasten in Ihr Wertstromdatenblatt ein. Ergänzen Sie die Zahl der beteiligten Mitarbeiter und die Art der Weitergabe von Informationen in den Prozesskästen und fügen Sie vor den Prozessschritten die vorhandenen Bestände als Dreieck hinzu.
  • Prozessschritte, Schnittstellen und Informationsflüsse bewerten: Tragen Sie bei jedem Prozessschritt die Prozesszeit und die Rückfragequote ein. Markieren Sie per Pfeil, an wen sich die Rückfragen richten.
  • Den externen Material- und Dienstleistungsfluss aufnehmen: Tragen Sie auch ein, von welchen Dienstleistern oder Materiallieferanten Sie Leistungen oder Waren beziehen. Lieferzeit, Zahl der betroffenen Vorgänge und zusätzlicher Aufwand für die Mitarbeiter werden ebenfalls dokumentiert.
  • Die Zeiten berechnen: Ein wesentlicher Vorteil der Wertstromanalyse besteht in der Aufnahme von Zeitgrößen und der Berechnung der Durchlaufzeit. Also der Frage: Wie lange muss Ihr Kunde auf die gewünschte Leistung warten?

Um dies zu ermitteln, werden auf der Zeitlinie am unteren Ende des Formulars für jeden Prozessschritt drei Zeitwerte eingetragen:

  • Prozesszeit (PZ): Die Prozesszeit ist die Zeit, die Sie benötigen, um eine Aufgabe/ einen Arbeitsschritt inhaltlich zu bearbeiten – unter der Annahme, Sie würden dabei nicht gestört und hätten alle benötigten Informationen zur Hand.
  • Übergangszeit (ÜZ): Die reine Prozesszeit entspricht normalerweise nicht der Zeit, die Sie tatsächlich für einen Arbeitsschritt benötigen, da man durch Anrufe, Mails etc. gestört wird oder sich um die benötigten Informationen kümmern muss. Um dem Rechnung zu tragen, wird eine so genannte Übergangszeit (ÜZ) aufgenommen, die Warte-, Liege- und Transportzeiten umfasst.
  • Rückfrage- und Nacharbeitszeit: Auch die Rückfragen, durch die Sie bei Kollegen notwendige Informationen für Ihre Arbeit erbitten, werden berücksichtigt. Berechnen Sie dazu die Rückfragezeit (RZ) – und zwar gewertet nach der Häufigkeit, mit der die Rückfragen vorkommen (Angaben in %), der Zeit, die Sie damit verbringen müssen, die Anfrage zu formulieren und einer rückfrage-bedingten Wartezeit, bis Sie eine Antwort haben.
Eine Rückfrage kommt in 50% aller Fälle vor; Sie benötigen dafür zwar nur 5 Minuten, um diese als Mail an Ihren Kollegen zu formulieren, müssen in der Regel aber bis zu zwei Tagen auf eine Antwort warten. Die Berechnung sieht dann so aus: (RZ = 50%; 5 Min.; 2 Tage).
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