So vereinfachen Sie Ihre technische Dokumenta...
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So vereinfachen Sie Ihre technische Dokumentation durch den Einsatz von Modulen

aluminiumwalzen.jpg Die neue Maschinenrichtlinie sieht für sämtliche unter die Richtlinie fallenden technischen Produkte die Erstellung von technischen Unterlagen vor. Zu diesen zählen u.a. die Konformitätserklärung und die Betriebsanleitung. Viel Aufwand bedeutet es, wenn für jedes Produkt die Unterlagen neu erstellt werden müssen. Abhilfe schafft der Einsatz von Modulen, mit denen Sie den Auf- wand drastisch reduzieren können.

Wenn Sie einmal darüber nachdenken, welche technischen Dokumente es in Ihrem Betrieb überhaupt gibt, fallen Ihnen die unterschiedlichsten ein:

■ Bedienungsanleitung

■ Betriebsanleitung

■ Konformitätserklärung/ Einbauerklärung

■ Montageanleitung

■ Inbetriebnahmeanleitung

■ Wartungsanleitung

■ Serviceanleitung etc.

Viele dieser technischen Unterlagen verwenden gleiche oder vergleich- bare Textpassagen. Erstellen Sie oder Ihre Mitarbeiter nun für ein neues technisches Produkt auch neue technische Dokumente, greifen Sie meis- tens auf eine ältere Version eines anderen vergleichbaren Produkts zurück und kopieren sich die passenden Textpassagen heraus.

Das Problem dabei: Irgendwann haben Sie die unterschiedlichsten Versio- nen. Und niemand kann sich wirklich darauf verlassen, dass die zuletzt von ihm kopierten Passagen auch wirklich noch aktuell sind. Dagegen hilft nur eins: Erstellen Sie für Ihre technischen Unterlagen eine zentrale Datenbank, in der sämtliche Textpassagen als Module aufgenommen werden.

Diese Voraussetzungen müssen Sie erfüllen

Um Ihre technischen Dokumente zu modularisieren, müssen Sie keine aufwendige Datenbankprogrammierung durchführen. Herkömmliche Pro- gramme der Office-Reihe wie Word, Excel oder Access bzw. die kosten- losen Programme von Open Office reichen, wenn Sie keine übermäßige Datenflut bewältigen müssen. Wichtig ist aber, dass jeder Ihrer Mitar- beiter regelmäßig Zugriff auf die Datenbank hat und Änderungen nicht selbst oder nur kontrolliert vornehmen kann.

Hinweis:
Bei Modulen gibt es häufig verschiedene Versionen, die sich nur in Kleinig- keiten voneinander unterscheiden. Wichtig ist, dass Sie dafür ein System entwickeln, um eine Änderung auch in sämtliche Module zu übernehmen.

Eine weitere Voraussetzung: Die Erstellung und vor allem die Änderung von Modulen müssen in einer Hand liegen. Nur so kann gewährleistet bleiben, dass es wirklich nur eine aktuelle Version eines Moduls gibt.

So strukturieren Sie eine Moduldatenbank

Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten, eine Moduldatenbank zu strukturieren. Sinnvoll ist auf jeden Fall eine Unterteilung in

■ allgemeingültige Textteile und

■ produkt- bzw. funktionsspezifische Textteile.

Darüber hinaus ist es überlegenswert, auch Übersetzungen in andere Sprachen direkt in die Moduldatenbank aufzunehmen. Bei Konformitäts- erklärungen ist es nämlich durchaus üblich, dass die deutsche und die englische Version in ein Dokument übernommen werden.

Michaele Gartz

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