Welcher Report für welchen Empfänger?...

Welcher Report für welchen Empfänger? Berichtstypen im Überblick

31689055-geschaeftsfrau-haelt-praesentation.jpgDas betriebswirtschaftliche Berichtswesen kennt Berichte in verschiedenen Formen, die je nach Zielgruppe anders aufgebaut sein müssen.

Berichtsformen lassen sich zunächst einmal grob unterteilen in:

  • Berichte für externe Zielgruppen (z. B. Geschäftsbericht, Nachhaltigkeitsbericht);
  • Berichte für interne Zielgruppen (z. B. Controlling-Report, Produktionsreport, Vertriebsreport, Projektberichte).

Berichte für externe Zielgruppen sind durch handelsrechtliche Vorschriften reguliert und haben ihre eigenen Gesetze. Z. B. wird eine Gewinn- und Verlustrechnung immer entweder in einer Staffelform oder einer Kontenform dargestellt. Sie werden die Gewinn- und Verlustrechnung in einem Geschäftsbericht nicht in einer Grafik finden. Die tabellarische Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung ist den Lesern von Geschäftsberichten so vertraut, dass eine andere Visualisierung nicht nötig ist.
Anders ist es bei Reports für interne Zielgruppen. Bei diesen gibt es keine gesetzliche Reglementierung. Solche Berichte stehen in diesem Beitrag im Vordergrund. Lernen Sie nun die häufigsten Arten kennen, wie Sie in der Praxis Ihren internen Kollegen berichten sollten.


One-Page-Only-Berichte: Kurz-Report für das Management

Der Bericht auf einer Seite (One-Page-Only-Bericht oder One-Pager) dient der übersichtlichen Darstellung. Wenn es gelingt, alle wesentlichen Informationen auf eine Seite zu bringen, ist das Ziel erreicht. Denken Sie bitte wieder an das Eingangsbeispiel: Bringen Sie nur so viele Informationen auf einer Seite unter, dass Ihre Leser zum Lesen keine Lupe brauchen. Machen Sie sich einfach klar: Was Sie nicht lesbar auf einer Seite darstellen können, ist auch nicht strukturiert durchdacht.

Beim One-Pager brauchen Sie (natürlich) kein Inhaltsverzeichnis. Sie sollten aber dennoch auf eine klare Gliederung Wert legen, um dem Empfänger das Lesen der Seite zu vereinfachen. Die starke Verdichtung der Informationen wird auch dadurch erreicht, dass Sie nicht in ausformulierten Sätzen schreiben. Gehen Sie einfach kritisch durch Ihren Bericht und streichen Sie die Informationen heraus, die der Leser nicht braucht.


KPI-Report: Die wichtigsten Kennzahlen im Überblick

Der KPI-Report baut auf so genannten Key Performance Indicators auf. Diese Kennzahlen messen den Fortschritt oder Erfüllungsgrad von zentralen Steuerungsgrößen innerhalb eines Unternehmens. Diese kritischen Erfolgsfaktoren werden oft aus der Strategie des Gesamtunternehmens hergeleitet. Mit Hilfe der KPI können Sie zeigen, mit welcher Leistung Sie zum Erfolg Ihres Unternehmens beigetragen haben. Die KPI zeigen, welchen Status quo Sie erreicht haben.

Bei der Auswahl von KPI sollten Sie bedenken:

  • Sie müssen die Ziele Ihres Unternehmens widerspiegeln.
  • Sie müssen zum Erfolg beitragen.
  • Sie müssen messbar sein.
  • Sie müssen sich auf einen bestimmten Zeitrahmen beziehen.
  • Sie müssen durch den Verantwortlichen beeinflussbar sein.
  • Die Indikatoren sollten dauerhaft gültig sein und gemessen werden. Sie sollten sich nicht ständig ändern.
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