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Vermeiden Sie unverständlichen „Zahlensalat" in Reports

gehaltsmanagement_-__gehaltsliste.jpgMit professionellem Reporting gelingt es Ihnen, die für Ihre Zielgruppe wesentlichen Informationen verständlich aufzubereiten. Als Führungskraft haben Sie so die Chance, zur Umsetzung wichtiger Entscheidungen in Ihrem Unternehmen beizutragen.

Wenn man vor lauter Zahlen die Botschaft nicht sieht

Montagnachmittag, 16 Uhr. Dieter Hussel, der neue Vertriebsleiter der Megatech Maschinenbau GmbH, stellt seinen Vertriebs-Report den Abteilungsleiter-Kollegen und der Geschäftsleitung vor. Die Absatzzahlen sind äußerst zufrieden stellend. Nach einer kurzen Begrüßung verteilt Herr Hussel den Report an seine Kollegen und projiziert die erste Seite des Berichts an die Wand des Konferenzraums. Auf dieser Seite finden sich so viele Zahlen, dass der Geschäftsführer schon fragt, ob Herr Hussel unter den Teilnehmenden Lupen verteilen kann … Die wesentliche Botschaft, dass die Absatzzahlen steigen, geht in der Flut der Informationen verloren. Danach folgt noch ein Wettbewerbsvergleich auf einer weiteren Seite des Reports. Herrn Hussel „gelingt es”, selbst den kleinsten Konkurrenten abzubilden. Dazu verwendet er eine 3-dimensionale Positionierungsmatrix. Diese Darstellungsform ist seinen Zuhörern nicht bekannt. Da er bald schon in einige verständnislose Gesichter blickt, verliert er sich in eine theoretische Diskussion über die Erstellung der Positionierungsmatrix. Dadurch kommt er nicht zum eigentlich Wichtigen: zur Bewertung der Situation und zu seinen Empfehlungen, welche Schritte für ein weiteres Wachstum nötig sind.

Kennen Sie solche Situationen? Sicher: Eine vollständige Analyse ist gut und schön. In diesem Fall entwickelte sich die Vollständigkeit aber zum Störfaktor.

Wenn Sie als Führungskraft mit Ihren Reports überzeugen wollen, dann sollten Sie sich vor der Berichterstattung immer 2 Fragen stellen:

  • Welche Informationen braucht meine Zielgruppe?
  • Was möchte ich mit meinem Report erreichen?

Berichten Sie noch oder steuern Sie schon?

Um sich in Ihre Zielgruppe hineinzuversetzen, stellen Sie sich am besten folgende Frage: Warum gibt es Berichte? Die Antwort darauf ist klar: Jeder kann nicht alles wissen. Jeder muss auch nicht alles wissen. Sie als Vorgesetzter verlassen sich auch auf Expertenwissen und Know-how Ihrer Mitarbeiter. Die Empfänger Ihres Reports werden sich vor allem fragen: Was bedeutet das (für mich)? Und: Was tun wir jetzt?

Erst wenn es Ihnen gelingt, diese Fragen in Ihrem Report zu beantworten, dann haben Sie Ihre „Hausaufgaben” vollständig gemacht. Bedenken Sie immer: Mit Ihren Reports werden Sie nur dann erfolgreich, wenn Sie die folgenden 3 Punkte vermitteln:

  • Darstellen = Ihre Auswahl der relevanten Informationen
  • Bewerten = Ihre persönliche Einschätzung
  • Umsetzen = Ihre Handlungsvorschläge zur Verbesserung

Vom Berichten zum Steuern kommen Sie nur, wenn Sie bis zum 3. Punkt vorstoßen. Daran erkennt man Ihre Bereitschaft, als Führungskraft Verantwortung zu übernehmen. Und man erkennt Ihre Fähigkeit, Entscheidungen vorzubereiten, durchzuführen und durchzusetzen.

Nehmen Sie vor diesem Hintergrund das Beispiel von Herrn Hussel noch einmal genauer unter die Lupe. Nach einer zu detaillierten Analyse bewertet er die Situation nicht aus seiner eigenen Perspektive. Dies ist für seine Zielgruppe aber wichtig, da er ja der Fachmann für den Vertrieb ist. Die Empfänger des Berichts möchten wissen: Wie sieht unser Vertriebsleiter die Situation? Macht er sich Sorgen oder blickt er zuversichtlich in die Zukunft? Vorschläge zur Umsetzung von Handlungsempfehlungen fehlen ebenfalls völlig. Stattdessen stiftet Herr Hussel mit zu vielen Zahlen und Vergleichen nur Verwirrung.

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