Erstellen, dokumentieren, ablegen: So führen ...
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Erstellen, dokumentieren, ablegen: So führen Sie ein rechtssicheres Laborjournal

laborantin_an_schreibtisch_mit_gefaessen.jpg Haben Sie auch schon Laborjournale gesehen, aus denen Sie beim besten Willen nicht schlau geworden sind? Möglicherweise hat jemand bei Zahlenkolon- nen die Einheiten weggelassen, weil es immer die- selben sind und jeder das Gerät kennt, mit dem er die Daten erarbeitet hat. Oder die Proben, auf die sich die protokollierten Messergebnisse beziehen, lassen sich nicht mehr eindeutig identifizieren.

Nachvollziehbarkeit ist oberstes Gebot

Als Laborleiter müssen Sie einschreiten, wenn Sie nicht nachvollziehbare Dokumentationen entdecken: Dass Sie Laborjournale als Beweismittel vorlegen, kann jederzeit von Ihnen verlangt werden. Für manche Doku- mentationen bestehen Auf bewahrungspflichten bis zu 30 Jahren.

Überlegen Sie deshalb: Welche Angaben benötigen Sie, um den beschriebenen Vorgang später präzise reproduzieren zu können? Wichtige Daten sind z. B.:

  • Typ und Modellnummer eines verwendeten Gerätes. Diese Angaben finden Sie auf dem Typenschild. Selbst wenn sich das Gerät später nicht mehr in Ihrem Besitz befindet, können Sie mit Hilfe des Herstellers die Leistungsdaten (z. B. die Empfindlichkeit eines Messgerätes) rekonstruieren.
  • Bei Chemikalien Hersteller, Reinheit und Chargennummer.
  • Bei Arbeitslösungen, wer sie wann angesetzt hat. Diese Angabe
    sollte auf eine andere Stelle in einem Laborjournal verweisen,
    so dass eventuelle Verdünnungsfehler oder Alterung auch nachträglich berücksichtigt werden können.

Schwierig ist es, Dokumentationssicherheit für die Ausgaben älterer Messgeräte zu erreichen, bei denen diese Art der Dokumentation noch nicht in der Betriebssoftware vorgesehen ist. Dies betrifft z. B. Schreiber-Protokolle oder andere lose Blätter mit Daten, die vielfach als Zettel-sammlung in Ordnern abgeheftet werden. Solche Blätter sollten Sie mit dem Datum, einem Verweis auf das Laborjournal und der Unterschrift des Bearbeiters versehen sowie von einer sachkundigen 2. Person gegen- zeichnen lassen. Skizzen und Schemata verdeutlichen Sachverhalte oft besser als lange Beschreibungen. Eingeklebte Fotos sind ebenfalls hilfreich. Definieren Sie eine angemessene Darstellung für Ihr Labor:
Diese soll knapp, verständlich und präzise sein, ohne für Sie wichtige Daten auszusparen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wie diese ihre Arbeiten dokumentieren sollen. Kontrollieren Sie regelmäßig stichproben- artig. Korrigieren Sie Fehler nicht nur. Erklären Sie stets, was falsch gemacht wurde und wie Sie sich eine bessere Dokumentation vorstellen.

Halten Sie die formalen Standards ein

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass sie mit ihrem Laborjournal ein Nachweisdokument führen, welches bei Rechtsstreitigkeiten – etwa in Patent-Angelegenheiten – über Sieg oder Niederlage entscheidet. Merkwürdigerweise sind die Standards für Laborjournale als Beweismittel vor Gericht vielen Menschen unbekannt, die in Laboratorien arbeiten.

Gerade für das Labor gilt: Nur, was nachvollziehbar dokumentiert ist, wurde tatsächlich geleistet. Bauen Sie auf solchen Leistungen auf.

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