Wo soll es hingehen?...
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Wo soll es hingehen? So definieren Sie Ziele gemeinsam mit dem Auftraggeber

planungsbesprechung.jpg Sie wurden beauftragt, die Produktentwicklung der Sensortechnik für Medizinlaser als Projektleiter zu koordinieren. Sicher definieren Sie Ihre Projektziele zu Beginn Ihrer Projektleitung schriftlich. Doch schnell stellen Sie fest, dass neben Ihren eigenen Zielen offene und unausgesprochene Anforderungen Ihres Chefs, der anderen Abteilungsleiter, der Kunden und der Liefer- anten bestehen. Wie sollen Sie sie alle unter einen Hut bekommen?

Legen Sie schon im Auftrag einen Zielkorridor fest

Suchen Sie daher in der Vorbereitungsphase den Dialog mit dem Auftrag- geber. Das kann entweder das Kundenunternehmen oder die Geschäfts- leitung sein, wenn es sich um eine strategische Entwicklung handelt. Der Projektauftrag muss das Ziel des Vorhabens enthalten. In der Regel gilt: je innovativer das Projekt, desto mehr Unklarheiten bei der Formulierung der Ziele. Wenn Sie eine neue Technologie-Plattform auf den Markt bringen wollen, können Sie nur wenig konkret messbare Ziel formulieren.

Wenn Sie solche Risiken eingehen, müssen diese wenigstens kontrol- lierbar sein. Legen Sie einen Zielkorridor für einzelne Komponenten fest, beispielsweise für die verwendeten Ressourcen, die Kosten und den Zeitrahmen. Sie können auch damit beginnen zu beschreiben, was auf keinen Fall passieren darf.

Beschreiben Sie zunächst den IST-Zustand

Bevor Sie sich jedoch Gedanken um die Ziele machen, analysieren Sie im Team zunächst, aus welcher Situation heraus Sie sich verändern wollen. Welche Probleme treten aktuell auf? Welche Bausteine muss eine Lösung beinhalten?

Häufig ist die exakte Beschreibung der aktuellen Situation schwierig.
Für die Vermarktung Ihrer Technologie-Plattform fehlen Ihnen Kontakte, Einblicke in die Produktionsabläufe bei den potenziellen Kunden und ein Überblick der anderen Anbieter. Trennen Sie die Beschreibung des Problems von der Suche nach Lösungen.

3 Methoden zur Problemdefinition

Wenn sich die Problembeschreibung nicht so leicht konkret schriftlich fassen lässt, versuchen Sie eines der folgenden Verfahren:

1. Zerlegen Sie das Problem: Sie können dazu zunächst die Reihenfolge der Auslöser betrachten (sequenzielle Zerlegung): Was ist dem aktuellen Problem vorausgegangen? Was befürchten Sie, wenn nichts passiert? Oder Sie zerlegen die Frage anhand von einzelnen Schritten aus dem Arbeitsprozess (arbeits-analytische Zerlegung) oder aus Sicht verschie- dener Funktionen, welche die Technologie- Plattform erfüllen soll (funktionsanalytische Zerlegung).

2. Verfremden Sie das Problem: So machen Sie vor- und nachgelagerte Aspekte sichtbar. Sie können beispielsweise das Problem in eine Fremd- sprache übersetzen und dann von einem Dritten zurückübersetzen lassen. Oder Sie finden eine grafische oder mathematische Darstellung. Lassen Sie das Problem aus der Sicht der unterschiedlichen Interessenten wie Geschäftsleitung, Kunden oder Partner beschreiben.

3. Finden Sie Analogien: Übertragen Sie die Situation auf die Welt des Sports: Wenn Sie Trainer für den Marathon wären, wie würden Sie die Situation beschreiben? In welcher Liga treten Sie an? Was wissen Sie über das Gelände?

Leiten Sie jetzt die Ziele ab, die erreicht werden sollen

Aufgrund dieser Analyse leiten Sie im Dialog mit dem Auftraggeber die Projektziele ab. Ein Projektziel ist eine eindeutige Aussage des Entschei-dungsträgers über den gewünschten Zustand zum Ende des Projekts. Nur wenn Sie diese schriftlich festhalten, können Sie nachvollziehen, warum der Auftraggeber diese Ziele verfolgt und wie die Vorgaben intern und extern kommuniziert werden.

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